Studi Tiru Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik ke BBPPMPV BMTI Jabar dan BBPMP Jabar
Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan kompetensi Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumen (PPID) BPMP Provinsi DKI Jakarta, telah dilaksanakan kegiatan studi tiru Keterbukaan Informasi Publik (KIP) BPMP Provinsi DKI Jakarta ke Balai Besar Pengembangan Penjaminan Mutu Pendidikan Vokasi Bidang Mesin dan Teknik Industri (BBPPMPV BMTI) Jawa Barat dan Balai Besar Penjaminan Mutu Pendidikan (BBPMP) Provinsi Jawa Barat. Kegiatan studi Tiru ini melibatkan Tim PPID BPMP Provinsi DKI Jakarta dan Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) yang terlibat pada bagian front Office layanan di Unit Layanan Terpadu (ULT). Kegiatan ini berjalan dengan lancar pada tanggal 19 Juni 2023 dan 21 Juni 2023.
Kunjungan studi tiru ke BBPPMPV BMTI terlaksana pada tanggal 19 Juni 2023. Tim BPMP Provinsi DKI Jakarta disambut dengan hangat oleh Tenaga Ahli Urusan Tata Usaha (Drs. Agung Riyanto, M.Eng), Penyusun BIP (Vita Syafri, S.Psi), Analis BMN (Estu Setiawati, M.Ak), dan Pengolah Data TuRT (Ade Rahmat, S.Ds). Pak Agung memulai sambutannya dengan menjelaskan selayang pandang terkait BBPPMPV BMTI mulai dari tugas dan fungsi, sarana prasana, Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada, layanan publik yang diberikan, inovasi yang dilakukan dalam memberikan layanan publik, dan menyampaikan strategi untuk menyatukan pegawai dalam menguatkan internal yang heterogen. Beliau juga menyampaikan dalam membangun komitmen bersama untuk melaksanakan tugas dan fungsi lembaga dengan baik, termasuk dalam hal keterbukaan informasi publik, harus dimulai dari top manajemen yang selalu bekerjasama dengan semua pegawai, serta menjadi role model bagi semua pegawai dalam menjalankan tugas dan fungsi sehari-hari.
Selanjutnya, Ibu Vita menjelaskan dengan lengkap terkait tugas dan fungsi Tim PPID, point-point pengisian instrumen penilaian mandiri Keterbukaan Informasi Publik (KIP), sampai dengan sejarah proses perjalanan Panjang BMTI menjadi satuan kerja (satker) informatif. Ibu Vita juga menjelaskan secara rinci alur pelaksanaan penilaian mandiri KIP setelah BBPPMPV BMTI lolos dalam pengisian borang instrumen penilaian mandiri KIP, sampai strategi presentasi yang harus dilaksanakan ketika menjalani penilaian mandiri KIP. Agar menjadi satker yang informatif, BBPPMPV BMTI memfokuskan pada pemenuhan semua dokumen yang ada pada instrumen penilaian mandiri KIP, penguatan kinerja tim, dan melaksanakan berbagai inovasi pelayanan yang bermanfaat untuk pengguna. Hal lain yang dilakukan, pihak BBPPMPV BMTI juga menata kanal-kanal publikasi yang ada (laman dan media sosial) untuk dapat memberikan informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Selama proses penilaian mandiri KIP, pihak BBPPMPV BMTI menjalin komunikasi yang baik dengan Tim PPID Biro Kerjasama dan Hubungan Masyarakat (BKHM) Kemdikbudristek untuk mendapatkan bimbingan serta arahan bagaimana menjadi satker informatif dan hal lainnya.
Adapun kunjungan studi tiru ke BBPMP Provinsi Jawa Barat terlaksana pada tanggal 21 Juni 2023. Pada saat kunjungan tersebut, Tim BPMP Provinsi DKI Jakarta hadir dibersamai oleh Tim PPID BPMP Provinsi Kepuluan Riau (Kepri) yang terdiri dari Kasubbag Umum, dan beberapa orang anggota Tim PPID. BPMP Provinsi Kepri pada saat yang bersamaan juga melaksanakan kunjungan studi tiru terkait Keterbukaan Informasi Publik di BBPMP Provinsi Jawa Barat. Pihak BPMP Provinsi DKI Jakarta dan BPMP Provinsi Kepri disambut dengan hangat pula oleh Kabag Umum (Mardi Wibowo, S.S, M.AP) dan 11 orang staf BBPMP Provinsi Jawa Barat yang merupakan Tim PPID, Tim ULT, Tim Media, Pengelola Publikasi, dan Tim Tata Laksana. Kunjungan ini diawali dengan paparan dari Tim BBPMP Provinsi Jawa Barat tentang tugas dan fungsi Tim PPID, struktur organisasi lembaga khususnya struktur organisasi Tim PPID, program kerja Tim PPID, dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk menunjang kinerja Tim PPID. Terdapat beberapa kegiatan yang terlaksana pada Tim PPID yakni: Penyusunan program kerja, Reviu Laman, In House Tranning (IHT) Tim Media, IHT Penyusunan Content Laman dan Sosmed, Reviu POS, dan workshop penyusunan rancangan Daftar Informasi Publik (DIP) Serta Daftar Informasi Dikecualikan (DIK). Selain itu, dipaparkan juga dengan lengkap terkait layanan yang diberikan dan inovasi yang dilaksanakan pada layanan agar memberikan layanan prima dan bermanfaat kepada pada pengguna layanan.
Bagi pihak BBPMP Provinsi Jawa Barat, sebuah inovasi tidaklah selalu berhubungan dengan membangun aplikasi yang dapat digunakan oleh pengguna, tetapi inovasi merupakan segala hal yang dapat dilakukan untuk memberikan layanan yang bermanfaat untuk pengguna dan dimulai dengan hal-hal yang sederhana, sebagai contoh: ketika ada pengguna menanyakan arah masjid, pengguna layanan tidak hanya ditunjukkan arah masjid tetapi pengguna layanan langsung diantar oleh petugas layanan ke masjid. Terdapat 3 prinsip layanan yaitu: efektif (terdapat pada Tim front office dan Tim back office), efisien (dari segi waktu maupun biaya), dan responsif (petugas layanan daring maupun layanan luring dapat menyelesaikan masalah sesuai ketentuan yang ada). BBPMP Provinsi Jawa Barat juga menjelaskan bagaimana laman mereka menjadi informatif dengan menampilkan informasi kegiatan internal dan kegiatan-kegiatan dari stakeholder seperti kegiatan dari Dinas Pendidikan dan stakeholder lainnya.
Rangkaian kegiatan studi tiru pada kedua lembaga tersebut ditutup dengan kunjungan ke Unit Layanan Terpadu (ULT) untuk melihat lebih dekat pelayanan informasi dan PPID, serta berdiskusi secara langsung dengan petugas terkait tentang praktik baik yang dilakukan dalam pemberian layanan kepada pengguna.
Melalui kegiatan studi tiru ini diharapkan BPMP Provinsi DKI Jakarta dapat menjadi satker yang informatif, menjalin silahturahmi antar lembaga, saling berbagi praktik baik, dan meningkatkan kinerja Tim PPID BPMP Provinsi DKI Jakarta. (Nurfa)
